Eficiență maximă cu SaaS

Utilizarea software-ului ca serviciu pentru gestionarea și eficientizarea afacerii.
Un proiect de Manta Eduard.

Introducere

De mii de ani încoace, încă de pe când a început să se-nfiripe spiritul antreprenorial în unii oameni, aceștia s-au confruntat cu probleme peste probleme.

Pe de o parte, acesta e un lucru bun — este un fel de selecție naturală care îi lasă să supraviețuiască în afaceri doar pe cei care chiar vor să reușească, iar cei mai puțin potriviți unei vieți de întreprinzător se simt forțați să se orienteze spre o meserie convențională, cu mai puține bătăi de cap.

Dar mulți antreprenori acceptă prea ușor concepția tradițională cum că "în afaceri totul trebuie să fie greu" și plătesc, în consecință, un preț extrem de mare: eficiența business-ului lor.

Această eficiență ar putea fi îmbunătățită cu oarecare ușurință, doar aruncând o privire pe 'net și informându-ne în legătură cu un subiect intens discutat în ultimii ani. Un subiect care, deși e cunoscut de o mare parte a comunității afaceriștilor, nu este luat în seamă atât de des pe cât s-ar putea, pentru a ușura (măcar parțial) unele aspecte ale activității antreprenoriale.

Mă refer la...

Software-ul ca serviciu: O soluție la 10% din problemele unui antreprenor

10% nu e un procent atractiv; nu te face să deschizi ochii larg și nici să îți ciulești urechile în direcția sursei de informare cu privire la această creștere de 1 la 10. Dar e un procent realist și, la urma urmei, unul foarte bun într-o afacere.

Ar fi fost exagerat să spun că Software-ul ca serviciu (SaaS) îți dublează productivitatea sau îți cvadruplează profitul — deși în unele situații ar putea fi adevărat. Dar o îmbunătățire cu 10% a eficienței e un lucru binevenit în orice afacere, cu atât mai mult cu cât învățarea folosirii de SaaS este ușoară, iar costurile implementării sunt minime.

Ce este acest "SaaS"?

Software-ul ca serviciu (Software as a Service, abreviat SaaS) este un tip de aplicație online menită să suprime nevoia de a instala anumite programe (cum ar fi cele de contabilitate) pe calculatoarele unei rețele locale. Îmbunătățirile rapide în infrastructura broadband au ajutat Saas să evolueze dintr-un vis al anilor '90 într-o soluție viabilă din punct de vedere comercial, pentru aproape orice tip de afacere.

Simplu pus, în categoria de aplicații SaaS intră programe care se accesează direct de pe internet, în general de pe orice calculator, printr-un browser web. Dacă aveți un cont de E-Mail la Yahoo / GMail / Mail.com, sunteți deja utilizator al unui SaaS.

Ce mai pot face programele tip SaaS?

Este gata mediul de afaceri pentru așa ceva?

Cel mai, probabil, da.

Un sondaj al companiei de cercetare IDC, realizat în 2008 cu 2.077 de manageri IT din organizații cu peste 20 de angajați din Europa de Vest, arăta că 37% dintre aceștia considerau că ar trebui să investească în următorii doi ani (2009 și 2010) în Software-ul ca serviciu.

Sigur, opinia a vreo 700 de manageri IT nu este chiar de o relevanță indisputabilă, dar un antreprenor trebuie să plece urechea și la lucrurile mai puțin îmbrățișate în mediul de afaceri, atâta timp cât are șansa de a obține un avantaj oricât de mic în fața concurenței. Iar Software-ul ca serviciu poate oferi un astfel de avantaj.

E greu de implementat?

De cele mai multe ori, implementarea unui SaaS constă în maxim doi pași:

  1. Înregistrarea unui cont pe site-ul aplicației respective.
  2. Achitarea unei taxe lunare — însă acest lucru nu este necesar încă din primul moment, întrucât majoritatea aplicațiilor de acest tip au o perioadă de încercare (free trial, cum o numesc ei) de minim 7 zile.

Dificultatea nu stă în implementare, ci în training. Angajații trebuie învățați să folosească în mod eficient software-ul respectiv, lucru care poate fi costisitor (și, în orice caz, consumă timp).

Antreprenorul trebuie să-și facă niște calcule în privința asta pentru a decide dacă o astfel de soluție ar fi profitabilă sau nu. De multe ori este (întrucât dimensiunile mari ale pieței SaaS duc la o competiție acerbă între dezvoltatori pentru a oferi software cât mai eficient și mai ușor de folosit).

SaaS în aplicare

În cele ce urmează voi exemplifica folosirea unor aplicații SaaS, pentru a vă ajuta să vă faceți o idee cu privire la avantajele acestora în fața programelor convenționale ce servesc scopuri similare.

Suită Office: Google Docs

9 din 10 calculatoare "de serviciu" au instalat pachetul Microsoft Office. Având în vedere faptul că pachetul Office vine la un preț destul de ridicat, majoritatea aleg să obțină o copie piratată — lucru care le poate aduce probleme mari la un simplu control informatic.

O primă soluție ar fi folosirea de alternative gratuite, tip OpenOffice, dar majoritatea lor nu fac treaba la fel de bine, sunt lente, și sunt bazate pe Java (care — o spun din punctul de vedere al unui web designer cu oarece cunoștințe și în privința asta — e un limbaj care ar trebui lăsat să moară).

O variantă mai simplă, pur online, și care vine gratuit cu orice cont GMail este Google Docs.



Suita Google Docs include programe alternative pentru Microsoft Word, Powerpoint și Excel, cu funcționalități mai mult decât satisfăcătoare pentru nevoile majorității companiilor.

Colaborare: Basecamp

Majoritatea conferințelor, hai să recunoaștem, sunt o pierdere de vreme. Colaborarea nu ar trebui să impună prezența întregii echipe în aceeași cameră, în același timp.

Din fericire, instumente precum Skype există, și ușurează enorm organizarea unor conferințe de la distanță, prin intermediul internetului.

Dar atunci când echipa trebuie să colaboreze non-stop, să-și partajeze fișiere și să lucreze împreună la aceleași proiecte, folosirea Skype-ului sau a programelor asemănătoare iese din discuție. Pentru asta avem software de colaborare online.

Basecamp este cel mai folosit, și pe bună dreptate. În ciuda faptului că nu e gratuit precum Google Docs (prețul începe de la 20$/lună), setul său de instrumente o face să își justifice toți banii.



Uneltele incluse în Basecamp, pe scurt:

Productivitate: Todoist

Aici este vorba de productivitatea personală, nu cea a afacerii, însă în general eficiența antreprenorului se reflectă și în profitul companiei pe care o conduce.

Eu folosesc Todoist pentru a ține evidența sarcinilor mele. E o aplicație simplă, ideală pentru cei care își desfășoară activitatea de unii singuri (pentru echipe mai potrivit e Basecamp sau altă aplicație similară).



Programele de acest gen sunt numeroase, și infinit mai ușor de folosit decât o agendă (majoritatea au versiuni speciale pentru telefoane mobile și tablete, iar utilizatorul își poate gestiona sarcinile cu ușurință chiar și fără un calculator în apropiere).

Considerații finale

Așa cum am spus și la început, înlocuirea unora din programele folosite pe calculatoarele companiei cu aplicații tip SaaS poate merita efortul în numeroase situații.

Dar dacă ar fi să fac o recapitulare a avantajelor...

Dezavantajele?

Dacă ar fi să punem avantajele și dezavantajele în balanță, rezultatul ar fi în favoarea SaaS. Aș recomanda încercarea aplicațiilor cloud de către toate companiile pentru care există o șansă ca acestea să îmbunătățească productivitatea muncii.

Bibliografie